Implementatie van je digital signage in 9 stappen

07-02-2024 Geschreven door Annemiek Smouter

Heb je de keuze gemaakt om digital signage te gaan inzetten als communicatiekanaal binnen je organisatie? Super! Digital signage gaat je helpen om betrokkenheid en een consistente merkbeleving te creëren.

Het implementeren van digital signage vraagt om een strategische aanpak. Door vooraf duidelijke doelstellingen te formuleren, doelgroepen in kaart te brengen, de juiste hardware en netwerkconfiguratie te kiezen én na te denken over efficiënte beheerprocessen, realiseer je een succesvolle digital signage oplossing. Hieronder beschrijven we alle stappen in het implementatieproces.

1. Doelstellingen definiëren

Voordat je begint met de implementatie van digital signage, is het essentieel om heldere doelstellingen te definiëren. Wat wil je bereiken met digital signage? Wil je medewerkrs alleen op kantoor informeren of ook op afstand. En wil je alleen zenden of juist de dialoog aangaan? Wil je het merk versterken, productinformatie presenteren, klanten informeren of de wachttijd verminderen? De opties zijn oneindig. Het identificeren van specifieke doelen zal je niet alleen helpen bij het nemen van beslissingen tijdens het implementatieproces maar ook bij het meten van het succes op basis van vooraf bepaalde criteria.

2. Doelgroepen bepalen

Met het definiëren van de verschillende doelstellingen heb je misschien al gezien dat er verschillende doelstellingen zijn voor verschillende doelgroepen. Breng daarom ook goed je publiek in kaart. Communiceer je intern, extern of beide? Kun je deze doelgroepen nog verder verdelen op basis van locatie en/of functie? Het in kaart brengen van de verschillende doelgroepen is cruciaal voor het overbrengen van de boodschap.

3. Locaties voor digitale schermen

Bepaal strategische locaties in het kantoor waar digitale schermen kunnen worden geplaatst, zoals in de ontvangsthal, vergaderruimtes, pantry's en gemeenschappelijke ruimtes. Overweeg ook het gebruik van digitale schermen op afstandswerkplekken. Communiceer je ook met externe doelgroepen? Overweeg dan ook een LED wall op de gevel of bij de entree voor een ongekende eerste indruk.

4. Selectie van hardware

Bij het kiezen van de juiste hardware is het belangrijk om rekening te houden met verschillende factoren, zoals schermgrootte, resolutie, helderheid, duurzaamheid en connectiviteitsopties. Evalueer de locatie en omgeving waarin de displays worden geplaatst om ervoor te zorgen dat de hardware geschikt is voor die specifieke omstandigheden. Het kan verstandig zijn om samen te werken met een betrouwbare leverancier die expertise heeft in digital signage-hardware om de juiste keuzes te maken.

5. Netwerkvereisten

Een stabiel en betrouwbaar netwerk is essentieel voor de werking van digital signage. Wil je dat de oplossing op de eigen server draait of op een extern netwerk? Zorg in ieder geval voor voldoende bandbreedte om de benodigde media-inhoud naar de displays te verzenden. Ook de netwerkbeveiliging is een belangrijk aandachtspunt, omdat je niet wilt dat onbevoegden toegang krijgen tot de schermen. Een gedegen netwerkinfrastructuur en de juiste beveiligingsmaatregelen zorgen voor een soepele werking van je digital signage-systeem.

6. Maak afspraken over de beheerprocessen

Om ervoor te zorgen dat de oplossing efficiënt en effectief blijft werken is het belangrijk om de beheerprocessen duidelijk in kaart te brengen. Dit omvat het monitoren van de prestati van de displays, het regelmatig bijwerken van inhoud, het oplossen van eventuele technische problemen en het trainen van personeel om met het systeem om te gaan. Maak een team verantwordelijk voor het dagelijkse beheer.

7. Contentcreatie

Een van de belangrijkste aspecten van een succesvolle digital signage-implementatie is het creëren en beheren van hoogwaardige inhoud. De inhoud moet aantrekkelijk, boeiend en relevant zijn voor je doelgroep. Het is belangrijk om te investeren in de juiste tools en vaardigheden om professionele en aantrekkelijke inhoud te produceren. Daarnaast moet je ook een contentbeheersysteem (CMS) overwegen dat het gemakkelijk maakt om inhoud te plannen, te publiceren en bij te werken op verschillende displays.

8. Integratie van andere communicatiemiddelen

Integreer andere communicatiekanalen in het digital signage systeem, zoals sociale media, e-mail, interne nieuwsbrieven en intranetten. Zorg ervoor dat de inhoud op de digitale schermen consistent is met andere communicatiekanalen om een samenhangende boodschap over te brengen.

9. Monitoring en evaluatie

Monitor en evalueer regelmatig het gebruik en de effectiviteit van de digital signage. Verzamel feedback van werknemers en analyseer gegevens om inzicht te krijgen in de impact van de communicatie en waar nodig aanpassingen door te voeren.

In het proces van digital signage-implementatie, is het cruciaal om te onthouden dat succes niet alleen wordt gemeten aan de hand van de technische aspecten, maar vooral door het bereiken van de gestelde doelen en het leveren van waarde aan je doelgroep. Door regelmatig te meten en te evalueren, kun je de impact van je digital signage meten en waar nodig bijsturen. Zo blijf je inspelen op de behoeften van je doelgroep en blijft je communicatie relevant en effectief.

Met deze negen stappen in gedachten, ben je goed op weg naar een succesvolle digital signage-implementatie die zal bijdragen aan betrokkenheid en een consistente merkbeleving binnen je organisatie.

Gratis whitepaper Digital Signage in het hybride kantoor

Nog veel meer lezen over Digital Signage in je hybride kantoor? Download gratis ons whitepaper.